“瞒天过海”原书之解语：备周而意怠，常见则不疑。阴在阳之内，不在阳之对。太阳，太阴。

翻译成大白话，就是讲：防备的太周密，往往容易让防守之人懈怠；常见的情形，让人不容易产生怀疑；危险常常隐藏在正常表面之下，而不是表现出明显的不正常。

对于专利代理行业的质量管理中往往会遇到这样的情况。比如，大多数专利代理机构都会使用一些流程或业务管理的软件系统，用于管理代理机构内部的业务数据或文档，但很多情况下，每天使用这些系统，看似业务处理中的相关数据都已经通过系统保存起来。殊不知这下面还会隐藏着很多“数据风险”。

举例说明：代理机构每天都会接受到大量的与客户往来的信函，对于这些信函有的需要代理人回复，有的则不需要；其中对于需要代理人回复的信函，通常都会给代理人下一条“信函答复”的任务，这条任务在系统中往往会对应到一个任务的“分类”。问题来了，如果你正在使用的系统中对于这个分类有系统“预置”的选项，恭喜你！你选到或开发了一个需求考虑的较为长远的系统。如若不是，你就祈祷吧——祈祷你们系统更新的周期不会太久。

为什么这么说呢，因为对于这种“分类”如果是“下答复信函”任务的人员，手工录入，则可能出现各种分类说法——往来信函、信函往来、来往信函、信函来往、邮件往来、往来邮件。。。试想一下，在下一次软件升级或重新开发时，在进行数据迁移的过程中，上面的这些不同的分类，你都需要将他们一 一纠正或统一起来。

再有，在开始设计系统时往往，对于某些系统需求起始没有太明确的需求，仅是停留在“我就要这个，就要那个”的阶段，面对这样的需求，开发人员为了满足“客户”如此要求，基本妥协后，会给以大大的信息框——如办案说明、处理过程、处理结果之类的名字，然后“业务办案人”使用时，会把一大堆“乱七八糟”的信息，都写入到这个信息框中。

写入这个“信息框”呈现的结果，会发现三种不同的“系统用户人格”：

一是，“疯狂型”，这类用户会为了处理简单或快速，会将信函或报告中的整段，更有甚者将整片文档Copy到此信息框中，令人崩溃。

二是，“简约型”，这类用户会极尽最简单的词语总结所要表述的内容。往往会出现这样的总结“完成报告”、“OK”、“完成”、“哦了”、“搞定”。

三是，“理性型”，这类用户可谓最适合填写这类的信息项，他们会将该任务的情况自己做个总结，将关键的信息填入信息框，有时间、有重点、有结果，堪称“大文本信息框”填写的“楷模”，给他们点一百个赞~/(≧▽≦)/~。

这三种系统用户人格，不能用好坏和优劣评判，仅仅是用户性格使然。要说只能说，系统开发的不好，可操作性差，易用性低。所以，系统开发需求提出者，尽量不要搞这种需求不明，要求不清的需求，这不仅会“搞死”今后系统升级做数据清洗的人，也会平白“制造”很多垃圾信息，挤占过多的系统资源，造成系统资源的浪费和系统成本的上升。

有人可能会说，就这个问题，用excel中的“Ctrl+F & Ctrl+H”搞搞不就完事了么，在大不了用点“函数”也就处理了。我只能“呵呵”对他说，你还真是很傻，很天真哦。

笔者的业务实践中，这样的数据肯定不是单独存在的，往往会有不少“数据项”的类型在早期需求调研时没有考虑清楚或产品本身就有的设计缺陷，这在系统迁移过程中的“数据整理”工作，绝对可以说的上是灾难性的。（因为以往的客户案件数据和处理流程数据，对于专利代理机构而言，都是非常重要的信息资产。）

因此，为了防止这些对于专利代理机构案卷管理和业务管理的数据“瞒天过海”，给将来的系统升级或软件更新带来麻烦。专利代理机构在考虑软件开发初期，对于每个“信息项”都应该谨慎对待，做好需求分析。

这几条原则与大家分享：

系统开发地雷多，数据类型要定好，“瞒天过海”不能要；

信息能选不要录，要录最好能校对，校对最好系统做；

选项要能自定义，如若想要自定义，建立字典不可少；

有了字典还没完，确定权限与规则，理顺逻辑方为佳。